Information für Kunden zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung der KI-gestützten Telefonie

Information zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir nehmen bei der Hofmeister GmbH den Datenschutz sehr ernst und sind bestrebt, Ihre Daten in bestmöglicher Weise zu schützen. Gerne informieren wir Sie daher über die Art und Weise, wie Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer KI-gestützten Telefonie verarbeitet werden und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die

Hofmeister GmbH
Geschäftsführer Frank Hofmeister, Carl-Friedrich Hofmeister
Kirchheimer Str. 5
74321 Bietigheim-Bissingen

Telefon 07142/7004-0
E-Mail [email protected]

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der o.g. Adresse oder unter: [email protected].

Alle Kontaktdaten und weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auch auf unserem Internet-Auftritt unter https://www.hofmeister.de/datenschutz/.

Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre aufgezeichneten Gesprächsinhalte sowie ggf. deren Transkription (wenn Sie dieser nicht widersprochen haben), telefonische Kontaktdaten, Anrufstatus, Kategorisierung Ihres Anliegens, Gesprächsdauer, Zusammenfassung des Gesprächs sowie die bei der Systemnutzung anfallenden Telefonprotokolldaten.

Ihre personenbezogenen Daten werden direkt von Ihnen im Rahmen des Anrufs/Telefongesprächs erhoben.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

Wir verarbeiten Ihre für die KI-gestützte Telefonie erhobenen Daten vornehmlich für folgende Zwecke:

zielgerichtete Vermittlung eines Anrufenden an den bzw. die zuständigen Mitarbeitenden bei Hofmeister
die Verkürzung von Wartezeiten für die Anrufenden
das Angebot des Rückrufs durch einen kompetenten Ansprechpartner
die Verbesserung der Servicequalität
Qualitätssicherung bei der Verarbeitung der Anrufe

Aufgrund welcher Rechtsgrundlagen werden Daten verarbeitet?

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die Verbesserung der Servicequalität.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Fachbereiche) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der o.a. Zwecke benötigen.

Auch bedienen wir uns zur Erfüllung unserer Aufgaben im Rahmen dieser Verarbeitung externer Dienstleister (v.a. IT-Dienstleister TrendView GmbH), die in unserem Auftrag und nach unserer Weisung Daten verarbeiten.

Soweit externe Dienstleister mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, fordern wir zwingend rechtliche, technische sowie organisatorische Maßnahmen zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften ein.

Eine darüber hinaus gehende Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung, es sei denn, dass eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht oder zum Schutz der Rechte, des Eigentums und der Sicherheit der Hofmeister Unternehmensgruppe.

Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Sie können unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Weiterhin haben Sie jederzeit das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung auf die Zukunft zu widerrufen. Bis zum Widerruf auf einer gültigen Einwilligung basierende Verarbeitungen Ihrer Daten bleiben davon unberührt.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Wahrung unserer berechtigten Interessen zu widersprechen Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wo können Sie sich beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und wir nicht mehr dazu gesetzlich verpflichtet sind, die Daten weiterhin aufzubewahren. Die Speicherfristen betragen danach i.d.R. 30 Tage. Die Speicherdauer der technischen Protokollierung und Fehleranalyse beträgt 90 Tage.

Daneben kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von i.d.R. drei Jahren).

Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?

Eine Datenübermittlung in ein Drittland findet für die KI-Verarbeitung durch unseren Dienstleister in die USA statt.

Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Im Rahmen Ihres Anrufes ist es Ihnen möglich, einer Transkription des Gespräches zu widersprechen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit das Gespräch zu beenden und sich stattdessen per E-Mail ([email protected]) mit Ihrem Anliegen an uns zu wenden. Sie sind daher nicht verpflichtet, uns bzw. der von uns eingesetzten KI Ihre Daten bereitzustellen.

Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?

Automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling finden bei der Nutzung der KI-gestützten Telefonie nicht statt.